بررسی موقعیت شغلی کارمند اداری و شرایط استخدام و پیشرفت حرفه‌ای

امور دفتری و اداری بخشی جدایی ناپذیر از روال عمومی سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند و به همین دلیل هم اکثر سازمان‌‎ها برای انجام این امور به استخدام کارمند اداری نیاز دارند. وظیفه اصلی کارمند اداری یا منشی، رسیدگی، هماهنگی و سازماندهی این امور است تا همه‌چیز در سازمان با نظم و سرعت پیش برود و سایر کارکنان بتوانند با خیال راحت بر وظایف تخصصی خود تمرکز داشته باشند.

کارمند اداری از آن دست موقعیت‌های شغلی است که نیاز به تحصیلات خاص و بالایی ندارد و تنها کافی است فرد با فرآیندهای اداری سازمان محل کارش آشنایی پیدا کند. با این حال، سازمان‌ها و کارفرماها برای جذب کارمند اداری و منشی، به مهارت‌های فردی خاصی توجه دارند که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، مهارت در سازماندهی و نظم است.

به خاطر پیشرفت و رشد سریع فناوری، بسیاری از امور به صورت دیجیتالی و آنلاین انجام می‌شود و به همین دلیل، نیاز به کارمندان اداری نیز به مروز زمان کاهش پیدا خواهد کرد. با این حال، هنوز، به ویژه در کشورهای جهان سوم مثل ایران که هنوز خدمات دیجیتال کاملا با کاغذبازی و بروکراسی اداری جایگزین نشده، نیاز به استخدام کارمند اداری و منشی تقاضای زیادی دارد.

در این مقاله جاب ویژن قصد داریم در مورد وظایف کارمندان اداری و مسیر پیشرفت شغلی صحبت کنیم و دورنمای کلی این موقعیت شغلی را به شما ارائه دهیم.

چطور به عنوان کارمند اداری پیشرفت کنیم؟

فرصت‌های شغلی کارمند اداری دارای مراحل و سطوح مختلفی است که تنها با کسب مهارت و تجربه می‌توانید از آن‌ها عبور کنید. تحصیلات، نقش چندان مهمی در پیشرفت شما به عنوان کارمند اداری ندارد؛ اما قاعدتا هرچه تجربه‌ کاری شما بالاتر برود و سطح شما به عنوان یک کارمند اداری، ارتقا پیدا کند، دستمزد شما نیز بیشتر می شود. این افزایش دستمزد شاید با افزایش حجم کاری همراه نباشد، اما حوزه مسئولیت‌های شما را بیشتر می‌کند.

با منشی‌گری شروع کنید!

پیش از اینکه به عنوان کارمند اداری استخدام شوید می‌توانید با منشی‌گری، تجربه‌ی خود را بالا ببرید. شما می‌توانید منشی‌گری را در یک شرکت کوچک و حتی از مطب یک پزشک یا یک دفتر اداری کوچک شروع کنید و سپس به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ مشغول به کار شوید. با چند سال کار به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ، می‌توانید به پست اداری مهم‌تر با دستمزد بالاتری برسید.

کسب تجربه و سابقه کار

بعد از اینکه به عنوان کارمند اداری استخدام شدید معمولا توسط کارمندان باسابقه‌تر آموزش داده می‌شوید تا با روند کارها آشنا شوید. این مرحله اغلب چند ماه طول می‌کشد و شما در این زمان، با فرآیندهای سازمان و سیستم کاری آن، آشنا می‌شوید.

پس از دوره آموزشی، شما به عنوان یک کارمند اداری حرفه‌ای در سازمان شناخته می‌شوید و مسئولیتهای مختلفی بر عهده خواهید گرفت. با چند سال کسب تجربه و مهارت به عنوان کارمند اداری می‌توانید به یک کارمند اداری ارشد ارتقا پیدا کنید و وظیفه آموزش پرسنل جدید هم به وظایف شما اضافه می‌شود. معمولا حجم کار کارمند اداری ارشد بسیار بالاست و حقوق بالاتری نیز دارند.

یک کارمند اداری ارشد با چند سال سابقه‌ کار  و اثبات مهارت و توانمندی‌های خود می‌تواند به پست مسئول یا مدیر دفتر برسد. کار مدیر دفتر این است که امور دفتری و اداری یک بخش از سازمان را مدیریت کند. حجم کاری مدیر دفتر اداری زیاد بالا نیست، ولی مسئولیت‌های سنگینی بر عهده‌ او قرار دارد. البته در سازمان‌های کوچک تا متوسط، جای پیشرفت زیادی برای کارمند اداری وجود ندارد.

کسب مهارت‌های تخصصی

یک راه دیگر برای پیشرفت و ارتقا شغلی کارمندان اداری، کسب تخصص و آموزش در یک حوزه خاص است. شما می‌توانید مهارت‌های خود را در یک حوزه‌ خاص مثل حقوق، IT، فروش یا … افزایش دهید تا بتوانید به عنوان یک کارمند اداری در بخش‌های تخصصی‌تر سازمان، فعالیت کنید. به عنوان مثال، اکثر سازمان‌های بزرگ دارای بخش IT هستند و کارمندان اداری این بخش، لازم است آشنایی مختصری با IT داشته باشند.

حوزه مسئولیت‌های کارمند اداری چه مواردی را در بر می‌گیرد؟

کارمندان اداری هم مثل سایر مشاغل در سازمان‌های بزرگ دارای سطوح شغلی مختلفی هستند که وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها با هم متفاوت است. به این ترتیب شرح دقیق وظایف کارمند اداری تا حد زیادی به زمینه فعالیت و اندازه‌ سازمان و شرکت وابسته است. با این حال، به طور کلی می‌توانیم چارچوب کلی وظایف شغلی کارمند اداری را به شرح زیر بیان کنیم:

• رزرو اتاق‌های جلسات و کنفرانس
• همکاری با دیگر پرسنل برای عقد قراردادهای خارج سازمانی
• هماهنگی قرارهای ملاقات
• آماده‌سازی صورت‌های مالی
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل
• کپی و پرینت از اسناد مختلف
• سفارش و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز در بخش اداری سازمان
• هماهنگی سفرهای کاری و دیگر ارتباط خارجی پرسنل سازمان
• رسیدگی به امور بانکی مثل باز کردن حساب‌های بانکی
• تطبیق یا مغایرت‌گیری حساب‌ها با پیروی از یک برنامه‌ریزی زمانی

مهارت‌‌های ذاتی و ویژگی‌های فردی مورد نیاز برای استخدام کارمند اداری

کارمند اداری به تخصص خاصی نیاز ندارد؛ اما برخی مهارتهای فردی وجود دارند که در موفقیت شما در این شغل کمک زیادی می‌کنند. به همین دلیل، واحد منابع انسانی سازمان‌‌ها هم در جلسه مصاحبه در مورد این مهارت‌ها حتما از شما سوال خواهند کرد. برخی از مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای یک کارمند اداری عبارتند از:

• مهارت‌های مدیریت پروژه
• مهارت‌های کلامی و ارتباطی قوی
• پاسخگویی مناسب به تماس‌های تلفنی
• توانایی در مدیریت فشار و اولویت‌بندی کارها و حجم کاری
• توانایی کار تیمی
• مهارت در ارائه‌ گزارش و توجه به جزئیات
• توانایی پذیرش و درک دستورالعمل‌های داده شده
• قابل اطمینان بودن و صداقت
• توانایی برنامه‌ریزی و زمانبندی کارها

سخن آخر

تمامی سازمان‌ها و کسب‌وکارها با هر اندازه و تعداد پرسنل، برای پیشبرد سریع و منظم کارهای دفتری و اداری، به استخدام کارمند اداری و منشی نیاز دارند. وظایف اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها به طور کلی انجام کارها و امور دفتری و کاغذبازی‌های روزانه سازمان است. بنابراین، دیگر کارکنان که وظایف تخصصی‌تری را به عهده دارند، می‌توانند تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار ‌دهند.

موقعیت شغلی کارمند اداری و همین طور منشی‌گری جزء مشاغل عمومی هستند و به تحصیلات دانشگاهی خاصی نیاز ندارد و با داشتن مدرک لیسانس در هر رشته‌ای می‌توانید فعالیت مشغول به کار شوید. با این حال، تجربه و کسب مهارت‌های لازم، حرف اول را در پیشرفت به عنوان کارمند اداری می‌زند.